امکان سنجی ایجاد نظام جامع اطلاع رسانی در سازمان جهادکشاورزی: نمونه موردی خراسان رضوی

اطلاعات و اطلاع رسانی یکی از مباحث مهم در سطح سازمان ها، موسسات و ... می باشد. سازمان جهاد کشاورزی به عنوان یک بخش تخصصی، هم یک نهاد تولید کننده اطلاعات است و هم با حجم عظیمی از اطلاعات و نیازهای اطلاعاتی مواجه است. چرخه ی اطلاعات و اطلاع رسانی در آن باید از نظم و پویایی برخوردار باشد تا بتواند نیازهای مطرح را برطرف سازد. زمانی این مهم امکان پذیر است که کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی آن با هم در تعامل و همکاری بوده و ارکان اطلاع رسانی آن منطبق بر اهداف از پیش تعیین شده سازمان و در جهت فراهم سازی نیازهای اطلاعاتی مراجعان آن باشد. هدف از انجام این پژوهش، بررسی وضعیت کنونی کتابخانه ها، مراکز اطلاع رسانی سازمان جهاد کشاورزی خراسان رضوی و شناسایی نقاط ضعف و قوت آنها و سپس امکان سنجی نظام جامع اطلاع رسانی برای رسیدن به سطح مطلوب آن است. این پژوهش در سه مرحله انجام شده است. مرحله نخست طراحی و ارسال پنج گروه پرسشنامه حاوی سیوالاتی در خصوص بررسی وضعیت کنونی کتابخانه های سازمان جهاد کشاورزی خراسان رضوی (10 کتابخانه در سطح ستاد استان و مراکز تابعه و 21 کتابخانه در سطح شهرستان ها)، پرسشنامه مخصوص اعضای کتابخانه ها، مدیران و متخصصان فناوری اطلاعات سازمان می باشد. در مرحله دوم، اطلاعات دریافت شده، مورد تجزیه و تحلیل قرار گرتفه است. نتایج این بررسی نشان می دهد: الف) کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی از زیرساخته های اساسی و ضروری یک نظام درست اطلاع رسانی برخوردار نیستند. ب) 70 % از کتابخانه ها در ستاد استان، مراکز تابعه و کلیه کتابخانه ی شهرستان ها دارای آیین نامه و دستورالعمل مدون و تعریف شده ی کتابخانه ای نیستند، انجام امور فراهم آوری، انتخاب و مجموعه سای منابع، اصولی و بر اساس نیاز واقعی نمی باشد، کتابخانه ها به شکل مستقل و به شیوه خود عمل می نمایند. ج) برای انجام امور فهرست نویسی و سازماندهی منابع از روش های متفاوتی استفاده می شود، نمایه سازی منابع غیر کتابی تنها در 20 درصد از کتابخانه های ستاد استان و مراکز تابعه انجام می شود. و کتابخانه های شهرستان ها از هیچ گونه روشی استفاده نمی کنند، خدمات گزینشی اطلاعات تنها در 30 درصد از کتابخانه های ستاد استان و مراکز تابعه انجام می گیرد. د)به لحاظ تجهیزات کتابخانه ای و نیروی انسانی متخصص، کتابخانه ها با مشکلات اساسی روبرو هستند. 50% کتابخانه های ستاد استان و مراکز تابعه و کلیه شهرستان ها فاقد نرم افزار کتابخانه هستند، 70 درصد کتابخانه های ستاد استان و مراکز تابعه ارتباطات بین کتابخانه ای ندارند، ارتباطات شبکه ای بسیار محدود است و تنها شبکه ای که کتابخانه ها از آن استفاده می نمایند، شبکه اینترنت است. 63% نیروهای شاغل در کتابخانه های ستاد استان و مراکز تابعه و کلیه شهرستان ها دارای حرفه و تخصص کتابداری نیستند. و) از 135 جامعه آماری مراجعان 40 درصد از آنان فعالیت فعلی کتابخانه ها را چندان مناسب نمی دانند. میزان رضایت مندی مراجعان و اعضا در سطح پایینی قرار دارد. از جامعه آماری مدیران تنها 30 درصد از مدیران فعالیت فعلی کتابخانه ها را مناسب می دانند. همچنین جامعه آماری متخصصان فناوری اطلاعات، فعالیت فعلی کتابخانه ها را مناسب نمی دانند. ه) نداشتن جایگاه و ساختار اداری مناسب کتابخانه ها در تشکیلات اداری سازمان مشکل دیگری است که باعث گردیده مدیران در تخصیص بودجه و حمایت های مالی خود کتابخانه ها را در اولویت آخر قرار دهند. در مرحله پایانی این پژوهش، پژوهشگر ضمن ارایه پیشنهاداتی برای بهبود وضع موجود و سامان بخشیدن به فعالیت های جاری اطلاع رسانی، طرحی برای نظام اطلاع رسانی سازمان جهاد کشاورزی خراسان رضوی ارایه نموده است. در این طرح، یک شورای عالی سیاست گذاری برای ساماندهی و توسعه فعالیت های اطلاع رسانی پیشنهاد شده است که متشکل از پنج کمیته اجرایی می باشد. این کمیته ها بر اساس وظایفی که برای آنها تعریف شده است، به ساماندهی و اصلاح وضع موجود تا رسیدن به سطح مطلوب و فعلیت یافتن یک نظام جامع و کامل اطلاعاتی می پردازد، همچنین در وضعیت فعلی طرح پیشنهادی شبکه سازی کتابخانه های سازمان نیز ارایه گردیده است.